Ügyfélkezelés alapjai

Az ügyfélkezelés (CRM) a Pandai egyik legfontosabb funkciója. Ebben a cikkben megtanulod, hogyan építs fel egy hatékony ügyfélnyilvántartást és hogyan kezeld a kapcsolataidat professzionálisan.

Az ügyfél tábla felépítése

Ajánlott oszlopok

Egy jól felépített ügyfél tábla a következő oszlopokat tartalmazza:

Oszlop	Típus	Miért fontos?
Ügyfél neve	Szöveg	Azonosítás
Cég	Szöveg	B2B kapcsolatoknál
Email	Email	Kommunikáció
Telefon	Telefon	Gyors elérhetőség
Státusz	Státusz	Hol tart az ügyfél?
Felelős	Személy	Ki kezeli?
Forrás	Státusz	Honnan jött?
Érték	Szám	Potenciális/valós bevétel
Utolsó kapcsolat	Dátum	Mikor beszéltél vele?
Következő teendő	Dátum	Mikor kell visszahívni?
Megjegyzések	Hosszú szöveg	Egyéb infók

Státusz opciók beállítása

Testreszabhatod a státuszokat az üzleti folyamatodnak megfelelően:

Tipikus B2B státuszok:

• 🔵 Új lead
• 🟡 Kapcsolatfelvétel alatt
• 🟠 Ajánlat elküldve
• 🟢 Ügyfél (megnyert)
• 🔴 Elvesztett
• ⚫ Inaktív

Szolgáltató típusú vállalkozásnál:

• 🔵 Érdeklődő
• 🟡 Konzultáció egyeztetve
• 🟠 Árajánlat készül
• 🟢 Aktív ügyfél
• 🔴 Lemondott

---

Ügyfél létrehozása

Új ügyfél felvitele

1. Kattints a "+ Új elem" gombra
2. Írd be az ügyfél nevét
3. Töltsd ki a többi oszlopot
4. Rendelj hozzá felelőst

Tömeges importálás

Ha Excelből vagy más rendszerből migrálsz:

1. Kattints a tábla menüben az "Importálás" gombra
2. Válaszd ki a CSV vagy Excel fájlt
3. Párosítsd össze az oszlopokat
4. Kattints "Importálás"

Tipp: Importálás előtt tisztítsd meg az adatokat - töröld a duplikátumokat és a hiányos rekordokat!

---

Ügyfél részletek

Ügyfél profil megnyitása

Kattints az ügyfél nevére a részletes nézet megnyitásához. Itt látod:

• Összes adat egy helyen
• Megjegyzések - a kommunikáció történet
• Fájlok - csatolt dokumentumok
• Aktivitás napló - ki mit módosított

Megjegyzések használata

A megjegyzések a kommunikáció nyomon követésére szolgálnak:

1. Nyisd meg az ügyfél profilját
2. Görgess le a "Megjegyzések" részhez
3. Írd be a megjegyzést
4. Kattints "Küldés"

Mit írj megjegyzésbe?

• Telefonbeszélgetés összefoglalója
• Fontos információk az ügyféltől
• Belső megjegyzések a kollégáknak
• Következő lépések

Tipp: Használj @említést, hogy értesítsd a kollégádat!

---

Ügyfél szűrés és keresés

Gyors keresés

Használd a keresőt az ügyfél nevének, cégnévnek vagy email címnek beírásával.

Szűrők az ügyfelekhez

Tipikus szűrők:

Szűrő	Mire jó?
Felelős = Én	Saját ügyfeleim
Státusz = Új lead	Friss érdeklődők
Következő teendő = Ma	Mai feladatok
Utolsó kapcsolat < 30 nap	Rég nem kontaktált ügyfelek

Mentett nézetek

Hozz létre gyakran használt nézeteket:

1. Állítsd be a szűrőket
2. Kattints "Nézet mentése másként"
3. Add meg a nevet (pl. "Saját aktív ügyfeleim")
4. Egy kattintással elérheted bármikor

---

Ügyfél kommunikáció

Email küldés közvetlenül

Ha összekapcsoltad a Gmail fiókodat:

1. Kattints az ügyfél email címére
2. Megnyílik az email composer
3. Írd meg az üzenetet
4. Kattints "Küldés"

Az elküldött email automatikusan naplózódik a megjegyzésekben!

Hívás indítása

Ha telefonszámot adsz meg:

• Mobilon egy kattintással indítható a hívás
• Desktopon a telefonos app (pl. Zoom Phone) nyílik meg

---

Ügyfél életciklus kezelés

Lead → Ügyfél folyamat

1. Lead beérkezik - Státusz: "Új lead"
2. Első kapcsolat - Státusz: "Kapcsolatfelvétel alatt"
3. Igényfelmérés - Megjegyzésekben dokumentálva
4. Ajánlat - Státusz: "Ajánlat elküldve"
5. Döntés - Státusz: "Ügyfél" vagy "Elvesztett"

Elvesztett ügyfelek kezelése

Ne töröld az elvesztett leadeket! Helyette:

• Állítsd a státuszt "Elvesztett"-re
• Add meg az elvesztés okát megjegyzésben
• 3-6 hónap múlva próbálkozz újra

Inaktív ügyfelek

Ha egy ügyfél régóta inaktív:

1. Szűrj rá az "Utolsó kapcsolat" oszlopra
2. Állíts be emlékeztetőt a reaktiválásra
3. Küldj "hiányzol" típusú emailt

---

Ügyfél riportok

Fontos mérőszámok

A Diagram nézetben kövesd:

Mérőszám	Hogyan mérd?
Új leadek száma	Státusz = "Új lead" csoportosítás időszak szerint
Konverziós ráta	Megnyert / Összes lead
Átlagos ügyfélérték	Érték oszlop átlaga
Forrás hatékonyság	Csoportosítás Forrás szerint

Pipeline érték

Tudd meg, mennyi potenciális bevétel van a "csőben":

1. Szűrj az aktív státuszokra
2. Összegezd az Érték oszlopot
3. Ez a pipeline érték

---

Legjobb gyakorlatok

1. Rendszeres adatkarbantartás

• Hetente: Frissítsd a státuszokat
• Havonta: Ellenőrizd a kontakt adatokat
• Negyedévente: Archivált régi, inaktív leadeket

2. Dokumentálj mindent

Minden telefonhívás, email, találkozó után:

• Írj megjegyzést
• Frissítsd az "Utolsó kapcsolat" dátumot
• Add meg a "Következő teendő" dátumot

3. Használd a felelős oszlopot

• Minden ügyfélnek legyen felelőse
• Ne legyenek "gazdátlan" ügyfelek
• Ha valaki elmegy, oszd újra az ügyfeleit

4. Szegmentálj

Hozz létre szűrőket/nézeteket:

• VIP ügyfelek (nagy értékű)
• Új leadek (mai napon beérkezett)
• Follow-up szükséges (régi utolsó kapcsolat)

---

Gyakori hibák

❌ Duplikált ügyfelek - Mindig keress rá, mielőtt újat hozol létre ❌ Hiányos adatok - Töltsd ki legalább az email és telefon mezőket ❌ Elavult státuszok - Frissítsd azonnal, ha változás történik ❌ Nincs megjegyzés - Dokumentálj minden interakciót

---

Következő lépések

• Sales pipeline kezelés - Értékesítési folyamat kezelése
• Email integráció - Gmail összekapcsolása
• Automatizáció - Automatikus emlékeztetők